Duik dieper: het belang van de onderstroom in organisaties
Ik zal zeker niet de eerste zijn die je vertelt dat een organisatie veel weg heeft van een ijsberg. Wat zichtbaar is – de resultaten, de systemen, de processen – is slechts het topje. Wat eronder ligt, de onderstroom, is vaak omvangrijker en in potentie een krachtige drijver of stagnerende factor voor verandering binnen bedrijven. In dit artikel duik ik in de wereld van de onderstroom en leg ik uit waarom het essentieel is dat jij als manager of teamleider weet wat er speelt.
Wat is de onderstroom precies?
De onderstroom in een organisatie omvat alles wat niet direct zichtbaar is, maar wel van invloed is op hoe mensen zich gedragen en hoe de organisatie functioneert. Denk aan de collectieve mindset, onuitgesproken regels, emoties, waarden, overtuigingen en onderlinge relaties. Het behelst de ongrijpbare sfeer die heerst binnen de groep; een sfeer die bepalend kan zijn voor het succes of falen van een onderneming.
Waarom is de onderstroom belangrijk?
Als Deep Democracy facilitator en instructor, mediator en (executive) coach maak ik regelmatig mee dat onderstroom genegeerd wordt. Als je dit lang doet, kunnen de negatieve gevolgen groot zijn: het zorgt voor conflicten en in veel gevallen val je terug in oude patronen.
Veranderingen implementeren zonder rekening te houden met wat er op onderliggende niveaus speelt, is alsof je een nieuwe aanbouw doet zonder fundamenten: je krijgt diepe scheuren in de muren die steeds groter worden en op een dag stort de aanbouw in.
Het zichtbaar maken van de onderstroom
Hoe maak je als leider de onderstroom zichtbaar en hanteerbaar?
Het begint met een open dialoog waar ruimte is voor emoties en gevoelens. Het vraagt ook om een scherp oog voor non-verbale communicatie en gedragspatronen. En misschien wel het belangrijkste: het vraagt van jou als leider om zelfreflectie en het vermogen om de cultuur binnen het eigen team te herkennen en hierop in te kunnen spelen.
De invloed van de onderstroom op verandering
Tijdens verandertrajecten is de onderstroom onmiskenbaar een bepalende factor. Weerstand komt soms voor omdat mensen niet graag veranderen, vaker nog omdat ze niet veranderd willen worden, maar weerstand kan soms ook voortkomen uit zaken die spelen in de onderstroom. In dat laatste geval helpt het niet om ervan uit te gaan dat je die laatste 20 % die kritisch is vanzelf wel meekrijgt. Wat je geen aandacht geeft in de onderstroom groeit dus die 20 % kan ook 50% of 60% worden.
Wat kan er zoal spelen in de onderstroom? Ik merk vaak dat mensen zich bedreigd voelen omdat ze op een andere manier moeten gaan werken dan ze gewend zijn, of (terecht of onterecht) denken dat hun functie verdwijnt of hun rol verandert. Vaak maak ik ook mee dat medewerkers twijfelen aan de haalbaarheid van nieuwe doelen. Regelmatig wordt weerstand door het management beschouwd als iets negatiefs dat je zo snel mogelijk moet wegwerken.
Misschien klinkt dit je gek in de oren maar weerstand bestaat eigenlijk niet: als je goed luistert naar de tegengeluiden zijn het enkel andere meningen en invalshoeken dan je eigen visie of de organisatie- opvatting. Ik kom vaak tegen dat die ‘andere meningen’ waardevol zijn in het veranderproces en iets belangrijks toevoegen.
Een praktijkvoorbeeld: een gemeente had een nieuwe manier van werken geïmplementeerd met de samenwerkingspartners. Het management bespeurde ‘weerstand’ en dacht dat de medewerkers ‘tegen’ de nieuwe manier waren. Toen ze doorvroegen in een live bijeenkomst gaven de medewerkers enkel positieve feedback. Zaken bleven dus onbenoemd die speelden in de onderstroom. We besloten de Deep Democracy online dialoog Let’s Connect in te zetten waarin de medewerkers deze keer anoniem, niet tijd- en plaatsgebonden dialogen konden voeren met elkaar. Het bleek dat de medewerkers wel begrepen wat de nieuwe manier inhield maar niet hoe ze de werkwijze moesten toepassen. Die was eenvoudig op te lossen door een training in te zetten. Daarna kon iedereen aan de slag. Het is je taak als manager om deze signalen op te vangen en hierop in te spelen.
Hoe pak ik zelf de onderstroom aan?
Hier zijn een paar stappen die ik als begeleider neem om boven water te krijgen wat er in organisaties en teams speelt. Deze stappen kun jij ook zetten in je afdeling of team:
- Ik luister actief: ik neem de tijd om te luisteren naar wat er leeft binnen het team, ook tussen de regels door.
- Ik faciliteer open gesprekken: door sessies te organiseren waarin alles besproken mag worden, stimuleer ik openheid en vertrouwen. Met grote groepen faciliteer ik Deep Democracy online dialogen
- Ik let op mijn neutraliteit: ik heb geen ‘verborgen agenda’, ben transparant en open. Als leider van een team of afdeling is dat soms lastig omdat je bijvoorbeeld een veranderopdracht hebt vanuit de directie of zelf een hele sterke mening hebt. Het is dus ook heel legitiem om te controleren of je zelf die gesprekken kunt begeleiden als leider.
En dan nog enkele tips voor jou:
- Wees aanwezig: zorg dat je aanspreekbaar bent en toon empathie, waardoor werknemers zich veilig voelen om hun zorgen en ideeën te uiten.
- Reflecteer: neem regelmatig de tijd om te reflecteren op jouw eigen rol in de onderstroom, en sta open voor feedback.
- Verbind de boven- en onderstroom: zorg dat de doelen en acties van het team aansluiten bij de onderliggende emoties en overtuigingen van het team.
Het verschil tussen onderstroom en bovenstroom
De onderstroom en bovenstroom in een organisatie verwijzen naar twee niveaus van processen en dynamieken. Hier volgt een beknopte uitleg van het verschil tussen onderstroom en bovenstroom:
Bovenstroom:
- Zichtbaar en meetbaar.
- Gerelateerd aan formele structuren, procedures en doelen.
- Makkelijk te identificeren en te kwantificeren.
- Voorbeelden zijn projectdoelen, resultaten en formele communicatie.
Onderstroom:
- Niet zichtbaar en vaak ongrijpbaar.
- Betreft de emoties, overtuigingen, relaties en informele interacties.
- Invloed op de werkcultuur en het gedrag van individuen.
- Voorbeelden zijn teamdynamiek, onuitgesproken verwachtingen en heersende emoties.
In wezen vormen de bovenstroom en onderstroom samen de volledige organisatiedynamiek. Terwijl de bovenstroom zich bezighoudt met formele structuren en meetbare doelen, belicht de onderstroom de menselijke aspecten, emoties en verborgen krachten die van invloed zijn op de prestaties en het welzijn van het team. Het begrijpen van beide aspecten is van belang voor effectief leiderschap en organisatie-successen.
Duik als leider in de onderstroom
Als leidinggevende is het belangrijk dat je grip krijgt op de onderstroom en dat je ermee kunt werken. Door ‘erin te duiken’ krijg je inzicht in de daadwerkelijke drijfveren van het team en creëer je meer draagvlak voor veranderingen. Door signalen op te pikken uit de onderstroom en ze bespreekbaar te maken, bouw je aan een succesvolle, veerkrachtige organisatie die in staat is om samen de uitdagingen van het moderne bedrijfsleven aan te gaan.
Nu weet je waarom jouw kennis van de onderstroom onmisbaar is als leidinggevende. Gebruik deze kennis en zie de onderstroom niet alleen als een uitdaging, maar ook als een kans om je team naar een hoger niveau te tillen. Want onthoud, onder de oppervlakte liggen juist de kansen voor echte verbondenheid en groei!
