Deel dit artikel:
Voorgestelde artikelen:

Interview met de vrouw achter Let’s Connect: Sandra Bouckaert

Aan de hand van een casus vertelt Sandra wat je je concreet voor moet stellen bij een Let’s Connect dialoog en wat de dialoog kan opleveren. Let’s Connect is niet zo maar een tool: er zit een visie achter van waaruit de dialoog ontworpen is.

De Vrouw achter Let’s Connect

CircleLytics interviewt bijzondere mensen met uitgesproken visie op dialoogvoering: hoe betrek je de achterban, je stakeholders, je medewerkers bij je organisatie om samen duurzaam meer waarde te realiseren. Ik (Maurik Dippel) ging deze keer in gesprek met Sandra Bouckaert. Zij is de vrouw achter Let’s Connect en werkt al jaren als Deep Democracy (executive) coach, mediator en procesbegeleider.

Wat beteken jij voor jouw klanten, waar help je ze precies mee?

Sandra: “Mijn klanten zijn (hoogopgeleide)teams, leidinggevenden en directies in de profit- en de non-profitsector. Ik help organisaties hun interne en externe communicatie te verbeteren. Ik werk met teams, samenwerkingspartners, stakeholders en afdelingen met een grote mate aan diversiteit. Hulpvragen die vaak gesteld worden: ‘hoe kunnen we beter met elkaar communiceren?’ ‘als medewerker ben ik niet happy met de herinrichting van onze werkprocessen, ik kan mijn ei niet meer kwijt als professional, ik krijg de boodschap niet gecommuniceerd naar het management’, ‘hoe geven we elkaar beter feedback, zodat we niet langs elkaar heen werken?’ ‘Wat kunnen we doen om lastige onderwerpen bespreekbaar te maken?’ ‘De opleiding sluit niet aan bij mijn verwachtingen’. Ik help hen met korte of langere interventies. Live en online.

Heb je een voorbeeld?

“Ik heb een gemeente begeleid met de digitale dialoog Let’s Connect waar een nieuwe manier van werken werd ingevoerd in het kader van nieuw beleid rondom de maatschappelijke agenda. Het management wilde graag weten wat de medewerkers van de nieuwe manier van werken vonden. Het resultaat was dat de onderbuikgevoelens, waar het management juist ook zo benieuwd naar was aan het licht kwamen. Bijvoorbeeld: het missen van dwars-verbanden, het nog onvoldoende kennis en inzicht hebben, de nadelen van resultaatgericht werken, het al dan niet hebben van voldoende tijd (naast huidige/andere werkzaamheden). Deze zaken die onder de waterlijn speelden zijn door middel van deze online dialoog uitgesproken. Het advies dat we gaven was: wil de nieuwe werkwijze succesvol ingezet worden moet er actie op worden ingezet:
– de eerstvolgende teamvergadering de resultaten van de online dialoog delen in het team en zeker ook inzoomen op de onderbuikgevoelens. Deze waren uitgesproken door een minderheid maar door te checken wie dit nog meer ervaart kan en mag er over de nadelen van de werkwijze gesproken worden. Een live voortzetting van de dialoog geeft de mogelijkheid om nog onopgeloste zaken, vragen en belemmeringen op te lossen. En wat er dus daadwerkelijk nog nodig is om op volgens de nieuwe werkwijze te gaan werken en dit tot een succes te maken.

Welke principes of uitgangspunten en visie draag je uit of benut je in jouw aanpak?

“Ik werk met de methode Deep Democracy. Deze methode is ontwikkeld door Myrna Lewis uit Zuid Afrika in de nadagen van de apartheid. Het is een vernieuwende methode om besluiten met draagvlak te nemen. In Deep Democracy vinden we het belangrijk om alle stemmen te horen omdat iedereen in de organisatie wel iets waardevols te zeggen heeft en elke stem telt. We gaan daarbij verschillen niet uit de weg. We zoeken de minderheidsstem juist op omdat daar waardevolle informatie inzit en omdat het je dwingt om vanuit een andere invalshoek te kijken. We nemen de minderheidsstem mee in onze dialogen, en voegen de imput van de minderheidsstem toe aan de besluitvorming. De methode onderscheidt zich van andere methodes omdat het de geluiden en emoties uit de onderstroom meeneemt in het proces.”

Hoe benut je de principes van Deep Democracy om betekenisvol voor jouw klanten te zijn?

Sandra: “Op vele manieren. Het gaat er steeds om dat je de informatie uit de onderstroom zichtbaar maakt voor de groep zodat de gedeelde kennis ingezet wordt om efficiënter met elkaar te werken. Dat doe je op vele manieren en daar hebben we vele gesprekstechnieken en tools voor. Sommige teams nemen bijvoorbeeld de bovenstaande meetlat voor ineffectief gedrag elke meeting even ter hand om lastige problemen op te lossen.

Heb je weerstand te overwinnen als het gaat om het betrekken van de achterban? Welke, hoe overwin je deze?

Sandra: “In alle veranderprocessen is er ‘weerstand’. Wat vaak ‘weerstand’ wordt genoemd, is meestal wijsheid die niet wordt gehoord. Bijvoorbeeld als mensen zeggen dat ze niet willen veranderen bedoelen ze vaak dat ze niet willen dat bestaande werkwijzen worden vervangen. In Deep Democracy ga je meteen naar de weerstand toe. In de wetenschap dat er belangrijke boodschappen onder dit gedrag zit, als je door zou vragen waarom iemand zich zo gedraagt. Daarom is weerstand eigenlijk geen goed woord. Het zet mensen op achterstand terwijl ze misschien alleen willen aangeven dat de nieuwe methode op punten waardevol is maar op punten ook niet werkt. Doordat je iedereen een stem geeft en echt luistert verdwijnt dat wat weerstand genoemd wordt vaak snel en komen mensen met hun visies en oplossingen.
In de Let’s Connect digitale dialoog kunnen mensen anoniem hun mening geven over een topic en op meningen van anderen reageren. Je kunt ook peilingen doen op deze manier. Dit geeft een schat aan informatie voor de organisatie. Je kunt een doorlopende dialoog doen met elkaar om zo continu naar je medewerkers te luisteren naar wat zij nodig hebben. Een dialoog is bovendien een mooi startpunt voor een live gesprek of discussie.

Hoe zie je ‘engagement’ van de achterban zich ontwikkelen de komende jaren? Wordt strategie- en organisatieontwikkeling democratischer? Wordt het de norm?

Sandra: “Ik denk het wel. Steeds meer organisaties zijn bezig met het betrekken van hun achterban, en beseffen dat daardoor het vertrouwen in het management groeit, wat overigens door wetenschappelijk onderzoek wordt bevestigd. Voor veel organisaties wordt de Employee Experience (EX) de gewoonste zaak van de wereld: als de medewerkersbeleving goed is en als je betrokken professionals hebt dan leveren mensen beter werk en zijn de klanten ook tevredener. Dus vooor de groei en het succes van de organisatie is EX van groot belang.

Waar baseer je je hierbij op?

Sandra: “Op wat ik om mij heen zie in organisaties en de trends. Een onderzoek onder 507 organisaties in 2019 zien dat EX hoog op de prioriteitenlijst van HR managers staat. Bovendien kan demotivatie mentale problemen veroorzaken. Iemand die minder presteert op het werk vanwege mentale klachten kost de organisatie al gauw tussen de € 1,9 en de € 2,3. Vermenigvuldig dit met het aantal medewerkers en je begrijpt hoe kostbaar dit is. Met een grote organisatie kun je voor minder geld per medewerker 6 Let’s Connect dialogen doen per jaar. Vanuit mijn werk als coach, procesbegeleider en opleider wordt ik steeds meer gevraagd om Deep Democracy als vergadertechniek te implementeren in organisaties. Dat is niet voor niets. Er is een grote belangstelling voor Deep Democracy in diverse velden: de gemeentelijke organisatie, het onderwijs, de zorg, winstgevende bedrijven….”

Wat is jouw sterkste argument naar organisaties en beslissers om open te staan voor democratischer beslissen?

Drie dingen:
Ik noemde het al eerder: er ontstaat meer vertrouwen in het management als er meer openheid en inspraak van medewerkers is.
Ik zie vaak tevredener professionals, en we weten allemaal dat meer werkgeluk bij medewerkers tot tevredener klanten leidt
Als organisatie word je efficiënter, er is minder weerstand en tegenwerking. Je creëert meer draagvlak voor alles wat de organisatie aangaat dus er is meer eigenaarschap en meer verantwoordelijkheid, mensen houden zich aan gemaakte afspraken.

Hoe zet jij de online dialogen in?

Ik zet de digitale Let’s Connect dialoog in voor organisaties met hoogopgeleiden. Voor 40 % van de hoogopgeleiden is ‘geen uitdagende inhoud van het werk’ een reden tot de overstap naar een andere organisatie. Burn out klachten onder hoogopgeleiden nemen toe. Organisaties willen graag high potentials boeien en binden, en voorkomen dat ze bij de concurrent gaan werken. Organisaties maar ook opleidingsinstituten kunnen een schat aan data ophalen met Let’s Connect over onderwerpen zoals: leerbehoeften, leerbelemmeringen, ontwikkeling en motivatie.

Wat laat jij achter in organisaties?

Sandra: “Dat je met elkaar continu in gesprek kunt en dat je alle stemmen, ook de minderheidsstem voortdurend ophaalt. Omdat de online dialoog anoniem is durven mensen zich soms gemakkelijker uit te spreken, maar het is ook een manier om op te halen wat er speelt als jouw mensen vaak onderweg zijn en als je een grote span of control hebt. Maar ook als je hybride of online werkt. Ook kun je gemakkelijk met mensen in contact komen die je normaal moeilijker bij elkaar krijgt. Live events organiseren kost veel geld: iedereen moet het werk stilleggen voor enkele uren of een dagdeel. Ik laat graag achter dat het normaal wordt om een cultuur te creëren waarin je met elkaar voortdurend van gedachten wisselt. Net zoals je met je partner en je kinderen doet. Als je weet wat er leeft kun je daarop sturen zodat je iedereen aan boord houdt, wijze besluiten neemt en op tijd bij stuurt.”