Interview met Sandra Bouckaert, Silke Rozendaal en Karolien Mettens, Clusterverantwoordelijke – Strategie & Coördinatie Stad Halle
Sandra Bouckaert van Bouckaert Deep Democracy Mediation & Coaching is executive coach en helpt teams van organisaties in de profit- en de non-profit sector met samenwerkingsvragen. Met haar Let’s Connect oplossing helpt ze organisaties hiermee op elke schaal, tot 20.000 medewerkers. Besluitvorming, communicatie, en conflictoplossing zijn vaak de topics waar Sandra bij helpt. Op organisatiebrede schaal ook onderwerpen als gestagneerde verandertrajecten, post corona, verbinding houden binnen grote organisaties en psychologisch eigenaarschap. Zij doet dit met de Deep Democracy methode, een werkvorm en model waar de Let’s Connect dialoog op gebaseerd is. Zij geeft deze methode ook door in trainingen. Ze is expert in dialoog, democratische- en conflictvaardigheden.
Sandra: “In mijn werk kom ik zeer regelmatig het verlangen van managers en leidinggevenden tegen om de verantwoordelijkheid lager in de organisatie te leggen. Woorden als ‘ondernemerschap’ en ‘eigenaarschap’ als wenselijke eigenschappen bij medewerkers worden dan vaak genoemd. Een voorstelbare wens omdat eigenaarschap gezien wordt als een thema dat de productiviteit en samenwerking laat groeien, waardoor doelen beter behaald worden. Eigenaarschap blijkt in de literatuur complexer en wordt door grondleggers Pierce, Kostova en Dirk (2001) psychologisch eigenaarschap genoemd. Dit blijkt een rode draad in gesprekken die ik met managers en leidinggevenden gevoerd heb. Zij vertellen mij dat het vaak lastig is tot nu toe om deze verandering tot stand te brengen. Het onderwerp hield mij al geruime tijd bezig, toen Silke Rozendaal, studente Toegepaste Psychologie aan de Fontys Hoogeschool op mijn pad kwam. Silke besloot onderzoek te doen naar psychologisch eigenaarschap in een organisatie. Stad Halle (België) had Sandra al eerder benaderd om te verkennen of zij kon helpen bij een ontwikkeltraject dat zij reeds hadden opgestart rond eigenaarschap. Het onderzoek van Silke paste zodoende goed bij de vraag van Stad Halle.”
Stad Halle
Sandra: ”Stad Halle, een dynamische en flexibele organisatie, sprak de ambitie uit om deze focus te behouden en te versterken in de toekomst. Bij deze wendbare organisatie paste een ontwikkelingswens van het huidige ‘in de lijn’ werken naar meer projectmatig samenwerken. Om dit te realiseren wilden zij graag bij medewerkers een basishouding- kennis en -vaardigheden ontwikkelen waarin:
- kennis vergroot zou worden over wat eigenaarschap is,
- medewerkers eigenaarschap zouden opnemen voor hun taken en rollen,
- medewerkers zich verbonden voelen met de organisatiedoelstellingen,
- medewerkers ook verantwoordelijkheid op weten te pakken voor taken en rollen over de grenzen van hun functieomschrijving heen als de situatie daarom vraagt, passend bij ieders talent en mogelijkheden.
Stad Halle had al een bevraging en een evaluatie uitgezet. Een deel van de bovenstaande doelen was reeds bereikt in een ingezet ontwikkeltraject. Inmiddels waren de doelstellingen van Stad Halle al meer bekend bij de medewerkers. Men wilde de volgende ontwikkelstap maken naar gedrag.”
Aanpak: dialogen gecombineerd met een training
Silke: “Wij zijn aan de slag gegaan met de vragen: ‘wat is eigenaarschap?’ ‘hoe werkt het?’ ‘hoe kan ik het in de praktijk brengen?’ Ik schreef een onderzoeksvoorstel, deed literatuuronderzoek en hield interviews. We besloten Let’s Connect in te zetten als nulmeting en als evaluatie instrument, om kwalitatieve inzichten op te halen, in combinatie met een training aan leidinggevenden, met als doel:
- bewustzijn te vergroten in de organisatie rondom het concept eigenaarschap, door reflectie en dialoog,
- basiskennis over te dragen over eigenaarschap,
- een eerste stap formuleren om in het eigen team mee aan de slag te gaan.
In de praktijk wordt eigenaarschap gezien als het nemen van verantwoordelijkheid en initiatief bij medewerkers. Een veelgehoorde klacht vanuit bedrijven is dat medewerkers geen eigenaarschap vertonen in hun werk (Gils, 2011) Het is echter van belang dat het thema wordt onderzocht door de leidinggevende die eigenaarschap in de organisatie wil brengen. Dit betekent dat de persoon zelf aan de slag gaat en zich verdiept in eigenaarschap, zonder het direct bij medewerkers of collega’s te leggen. Volgens Brown (2009) zitten er namelijk ook risico’s vast aan het opleggen van psychologisch eigenaarschap. Als leidinggevenden zelf over de kennis en vaardigheden beschikken met betrekking tot eigenaarschap zijn zij beter in staat om het onderwerp over te brengen op hun collega’s en medewerkers. Daarom is er een training ontwikkeld die leidinggevenden kennis laat maken met het onderwerp en hun de vaardigheden biedt om met eigenaarschap in de praktijk aan de slag te gaan. Let’s Connect zetten we in om voorafgaand aan de training in dialoog de leervragen te inventariseren, deze onderling te waarderen en valideren, en deze na de training te evalueren.”
Karolien: ”Via de dialogen werden inzichten over eigenaarschap gedeeld binnen de organisatie. Op basis van de dialoog bleken clusterverantwoordelijken min of meer een gelijke definitie te hanteren over eigenaarschap. Dit sterkte ons in het traject dat we wensten (verder) te lopen binnen stad Halle om te groeien in eigenaarschap.”
Sandra: “Leidinggevenden konden in de tweede ronde van beide dialogen reageren op de antwoorden die gegeven waren door hun collega’s in de eerste ronde. Dat belangrijke reflectiemoment, en waardering van elkaars zienswijzen, resulteerde in een gedeelde en gedragen beeldvorming over eigenaarschap. Het was belangrijk te weten welke definities de leidinggevenden hanteerden. Stel dat je op basis van te verschillende aannames gaat werken, wil je dat liever vóór de training weten dan later in het proces.”
Dialogen met goede vragen
Sandra: “De formulering van de open vragen luistert nauw: als dit niet goed gebeurt krijg je geen goede resultaten uit de dialoog. Beide dialogen bestonden steeds uit drie vragen, echt focus op de essentie dus, zoals je dat ook zou doen in een fysieke dialoog. De online dialoog van Let’s Connect biedt echter een aantal extra voordelen:
- deelnemers doen mee op een moment en plaats die voor hen het beste is,
- reflectietijd voorkomt impulsieve gedachtes die in bijeenkomsten kunnen optreden,
- anonimiteit voor deelnemers zorgt voor maximale veiligheid en brengt wat onder het oppervlak schuilgaat eenvoudig naar boven,
- de tweede ronde van de dialoog helpt deelnemers reflecteren op en leren van elkaars zienswijzen,
- omdat het online is, kunnen organisaties dit gemakkelijk en vaak doen, voor welke groepsgrootte dan ook: een enorme kans om grootschalig te leren van elkaar.
De combinatie van een specifieke vraag én het bieden van het open antwoord mogelijkheid werkt zeer goed. In de eerste dialoog, de nulmeting hebben we twee vragen ingezet:
‘wat versta jij onder eigenaarschap?’ en ‘wat is jouw belangrijkste leervraag ten aanzien van eigenaarschap? Licht toe.’ Zo’n woord als ‘belangrijkste’ zorgt ervoor dat deelnemers harder nadenken. In de tweede ronde mogen ze de belangrijkste leervragen van anderen positief scoren en dus steunen. Zo krijg je als manager, HR, coach of onderzoeker enorm vernieuwende inzichten.
Soms stellen we ook meerkeuzevragen om specifieke informatie te verkrijgen, waarbij wij dus zelf de antwoorden voorbereiden, zoals in de derde vraag bij de evaluatiedialoog: ‘wat heb je uit de training toegepast in de praktijk. Vul in wat voor jou van toepassing is’. Ook bij zo’n (deels gesloten) meerkeuzevraag, zetten we aan tot reflectie en verdiepen we het denkproces met ‘licht toe’. Medewerkers kunnen elkaars toelichtingen in de tweede ronde anoniem lezen, en steun geven via een positieve score, of met een negatieve score aangeven dat ze die zelf niet steunen. De gesloten antwoorden plus open vragen bij deze vraag waren:
- Ik heb gereflecteerd op een eigen situatie. Licht toe…
- Ik heb met een collega een eigen situatie/casus doorgesproken. Licht toe…
- Ik heb een interventie gedaan in mijn team. Licht toe…
- Ik heb nagedacht over de volgende stap die we kunnen zetten in de organisatie, namelijk…
Het proces verdiepen tijdens de training.
Bij de start van de training hadden de leidinggevenden, door de voorafgaande Let’s Connect online dialoog, al een gezamenlijk reflectieproces achter de rug, over de definitie van eigenaarschap en over hun leervragen. In combinatie met de theorie, die tijdens de training werd gegeven, kon de groep op een dieper niveau de dialoog voeren over het psychologisch eigenaarschap. Het tweede deel van de training bestond uit een praktijkopdracht waarbij de deelnemers actief aan het denken werden gezet over eigen situaties in de praktijk met betrekking tot eigenaarschap. We werkten vanuit de ‘incident methode’ met een reële casus, wat erop neerkomt dat deelnemers een incident bespreken waar ze tegenaan liepen met betrekking tot eigenaarschap. De training werd positief ontvangen. De complexiteit van eigenaarschap zette aan tot reflectie, een mooie opbrengst.
Enkele reacties van deelnemers: “het was goed om je bewust te worden van het gehele concept van eigenaarschap” en “fijn om visies van collega’s te horen en theorie te leren”.
De opbrengst
Het traject heeft voor Stad Halle het volgende opgeleverd:
- verdieping van hun kennis met betrekking tot het concept eigenaarschap,
- een bevestiging van een gedeelde visie in de organisatie onder de leidinggevenden omtrent de definitie van eigenaarschap,
- een eerste stap formuleren om in de eigen situatie van de leidinggevende eigenaarschap te vergroten,
- kennis van wetenschappelijk onderbouwde handreikingen om eigenaarschap verder te ontwikkelen in de organisatie via drie routes.
“De online Let’s Connect dialoog is erg gebruiksvriendelijk en zorgt ervoor dat deelname op een laagdrempelige manier kan gebeuren. We hadden een mooie respons op online dialogen.
De dialoog maakt het mogelijk om input van anderen te zien en mee te nemen in verdere bespreking. Via de training kregen we meer theoretische achtergrond. Het was ook een manier om hierover verder in gesprek te gaan met elkaar. We hebben opnieuw een stap verder kunnen nemen in het eigenaarschapstraject. Een duidelijke gedragen visie, van waaruit we verder kunnen groeien in eigenaarschap”.
Karolien Mettens, Clusterverantwoordelijke – Strategie & Coördinatie Stad Halle
CircleLytics Dialogue biedt het onderliggende platform van de dialoogtool Let’s Connect. Het platform levert realtime resultaten op en heeft een uniek algoritme en AI dat alle meningen automatisch leest, en in gediversifieerde setjes teruggeeft aan deelnemers, en conform de Deep Democracy methode, de minderheidsstandpunten extra ruimte geeft. De rapportage geeft in één oogopslag een top 5 en een bottom 5 aan meningen/ ervaringen weer die in de organisatie het meest leven en gedragen worden, of juist niet. Na een dialoog kun je, zoals in dit geval, meteen een volgende stap zetten in je verandertraject door live dialogen in te zetten, intervisie of een serie online dialogen te draaien. Organisaties kunnen dus op teamniveau of werkvloerbreed aan de slag, met bijvoorbeeld kwartaalsgewijze dialogen. De onderliggende uitgangspunten van Let’s Connect zijn gebaseerd op het gedachtengoed van Deep Democracy. Dialogen op schaal werken al langere tijd en met goede resultaten bij onder andere RoyalHasKoning DHV, Unilever, Reclassering NL, Landal GreenParks.
