Hoe de online dialoog hielp bij het ontwikkelen van een breed gedragen visie op leiderschap. Een interview met Yolanda Logt, adviseur bij Let’s Connect en Renate van der Velden- Gierveld Manager Ontwikkeling en Personeel bij CuraMare.

Context

CuraMare is een zorgaanbieder voor cliënten die passende zorg nodig hebben. Zij biedt persoonlijke zorg: thuis, in het ziekenhuis en op behandel- en woonzorglocaties op Goeree-Overflakkee, westelijk Voorne-Putten en Schouwen-Duiveland. 

Yolanda: ‘Wat was de aanleiding om ons te benaderen voor een Deep Democracy Let’s Connect online dialoog?’ 

Renate: ‘Twee jaar geleden hebben we een meerjaren-strategie ontwikkeld. Vanuit deze meerjaren-strategie is de vraag ontstaan wat er verwacht mag worden van de leidinggevenden binnen de organisatie en is de behoefte geuit aan een visie op leiderschap. We hadden al een conceptvisie op papier, een praatstuk, gebaseerd op onze kernwaarden maar wilden een stap verder zetten. We waren op zoek naar een manier om ook de input van onze leidinggevenden mee te nemen in de visie op leiderschap. Het gaat immers om hun en het werk dat zij doen. Maar hoe doe je dat met een groep van ruim 80 leidinggevenden? Ons doel was dat het herkenbaar zou zijn, richting zou geven en daarmee zou leiden tot het nemen van eigenaarschap m.b.t. je eigen leiderschap. 

Toen kwam Let’s Connect op ons pad. We zagen hoe je complexe onderwerpen vertaalt naar vraagstukken, dat het mogelijk is om op een redelijk eenvoudige manier betrokkenheid  te realiseren. Jullie online tool gaf ons een kans om draagvlak te creëren, aanvullende input op te halen en daarmee de conceptvisie te verrijken. We wilden de online dialoog inzetten bij de totale groep leidinggevenden. Einddoel was dat de uiteindelijke (definitieve) visie op deze manier herkenbaar zou zijn voor iedereen, en vooral: gedragen werd. Het idee was dat leidinggevenden met deze (nieuwe) visie op leiderschap zelf inhoud konden gaan geven aan hun leiderschap op hun eigen niveau, passend bij hun expertise’. 

Wat hebben we gedaan?

Yolanda: ‘Wat was het onderwerp van de eerste dialoog?’ 

Renate: ‘We wilden weten wat leidinggeven uniek maakt binnen onze organisatie maar ook wat leidinggevenden zelf terug wilden zien in de visie op leiderschap. We hebben de leidinggevenden dus actief aan het denken gezet en gevraagd om hun bijdrage te leveren. We hebben bijvoorbeeld gevraagd ‘Wat maakt het werken als leidinggevende binnen onze organisatie uniek? Geef één onderscheidend punt, en licht je antwoord toe’. Bij de volgende vragen hebben we meer ingezoomd op hun eigen visie op leiderschap, wat dat voor hen concreet betekent, en wat zij nog toegevoegd wilden zien aan het leiderschapsprogramma.

Resultaat

Yolanda: ‘Waren de uitkomsten een bevestiging van wat jullie al dachten, of zaten er verrassingen bij?’

Renate: ‘We kregen door de dialoog de bevestiging dat er door de leidinggevenden veel vertrouwen en vrijheid werd ervaren om het werk naar eigen inzicht uit te voeren. Daarnaast werden veel suggesties gegeven over wat men graag terugzag in de visie op leiderschap en werden ook concrete verbeterpunten aangegeven. Daarmee konden we aan de slag. We waren eigenlijk aangenaam verrast dat de betrokkenheid zo groot was. Ook interessant was dat mensen die aangaven niet bekend te zijn met de visie geen hoge scores kregen in tweede ronde. Oftewel anderen herkenden zich daar niet in. 

Na de eerste dialoog is de visie op leiderschap definitief gemaakt, met de input die we hebben opgehaald in de dialoog. We hebben deze gepresenteerd op ons jaarlijkse symposium voor alle leidinggevenden. Het grootste compliment was dat mensen zichzelf en hun inbreng herkenden in de visie op leiderschap. Daarmee is het iets van de de hele organisatie en niet alleen van HR’

Yolanda: ’In de tweede ronde konden deelnemers de anonieme meningen van hun collega’s waarderen of afwijzen na deze goed te lezen. We zagen bij jullie dat tijdens de eerste dialoog 78,4 % een setje van meningen van 15 had bekeken en gewaardeerd. Een deel van de leidinggevenden wilde zelfs een tweede en derde extra setje van meningen van anderen lezen en waarderen. Dit gaf aan dat de deelnemers nieuwsgierig waren naar elkaars mening. Bovendien zagen we dat ze de reflectietijd optimaal hadden benut en dat gaf de mensen de ruimte en een podium aan diegene die niet gelijk hun mening paraat hadden. Mooi om te zien dat op deze manier ook dat potentieel was benut’.

Mensen met andersdenkenden in contact brengen

Renate: ‘Wat ik mooi vind aan deze methodiek was dat het mogelijk is om kenmerken toe te voegen zoals organisatieonderdelen en functies. Wij hebben een diverse organisatie met onder andere ziekenhuiszorg, verpleeghuiszorg en thuiszorg, maar ok medisch specialisten en ondersteunende functies. Op deze manier konden we niet alleen zien wat de betrokkenheid was per subgroep maar we konden ook het zogenaamde ‘cross-silo effect’ zien, het percentage dat laat zien in hoeverre er uitwisseling is geweest tussen de subgroepen’. Hoeveel men dus van andere groepen leert. In de laatste dialoog, die ging over goed werkgeverschap hebben we de deelnemers opgeschaald naar 3000 deelnemers. We hebben aan Lets Connect een extra analyse gevraagd waardoor je goed kon zien in de rapportage wat er leefde binnen de verschillende kenmerken (bubbels). We konden op basis van data nu extra aandacht aan sommige groepen binnen CuraMare geven. Ook hebben we live vervolgsessies in de vorm van Workshops na de dialoog georganiseerd met gemêleerde groepen’. 

Yolanda: ‘Ja, meestal zie je in organisaties dat medewerkers niet met andere afdelingen, locaties of teams in dialoog gaan en meningen uitwisselen. Onze tool voorziet erin dat mensen met meningen van andersdenkenden in contact komen waardoor ze een probleem of vraag ineens vanuit een hele andere invalshoek bekijken. Dat leidt tot meer diepgang in de reflecties en tot creatieve inbreng of oplossingen. Bij jullie zag je dat het percentage van subgroepen dat naar andere subgroepen had gereageerd, dus reacties buiten de eigen subgroep 71 tot 78 % was. Dat is hoog en niet op een gewone manier bereikbaar: gewoonlijk zoeken mensen alleen soortgelijken op of mensen van hun team of afdeling. En dat alles zonder de anonimiteit te verliezen’.

Renate: ’En de betrokkenheid was ook hoog, van 33 tot 100% in de diverse subgroepen. 

Tot slot

Yolanda: ‘Wil je tot slot nog iets toevoegen Renate?’ 

Renate: ‘Wat wel interessant was: we wisten van te voren totaal niet wat we konden verwachten en het was ook best spannend, je weet nooit wat mensen gaan antwoorden op de vragen. Maar we merkten al snel dat leiderschap een levendig thema was geworden en dat leidinggevenden de organisatie waardeerden voor de vrijheid die men kreeg om, binnen de gezamenlijk geformuleerde visie, vorm te geven aan hun eigen manier van leidinggeven. De tool heeft in slechts enkele maanden meer informatie opgeleverd dan we verwacht hadden. Door de dialoog te voeren was de organisatievisie op leiderschap aantoonbaar herkenbaar en konden we de het conceptvisie stuk verrijken. De tool werd gewaardeerd met een vier op een vijfpuntenschaal.’ 

Enkele reacties op deze methodiek om mensen zo’n uitdaging voor te leggen en tijd en ruimte voor reflectie te bieden:

’Fijn om je mening te kunnen geven over verbeterslag die gemaakt kan worden’, 

‘Lekker kort, goed tussendoor te doen’, 

‘Korte bondige vragen die to the point zijn’. 

Testimonial Renate:

“Een dialoog met Let’s Connect geeft de deelnemers op een laagdrempelige manier de gelegenheid om input te geven over een vraagstuk dat leeft binnen de organisatie. Doordat de dialoog uit 2 rondes bestaat, bepaalt de groep welke punten voor hen het belangrijkste zijn en kun je hier als organisatie verder mee aan de slag. Het maakt je besluitvorming inclusiever en geeft je als management richting”.
– Renate C. van der Velden- Gierveld | Manager Ontwikkeling en Personeel bij CuraMare.