‘Head scratchers’ voor Managers

• Je hebt een nieuwe manier van werken ingevoerd maar medewerkers houden zich hier niet aan. Je proeft weerstand maar kunt er de vinger niet op leggen. 
• In jouw organisatie ben je bezig met een ingrijpende verandering wat betreft roosteren. Daarbij is een ‘change of mind’ bij medewerkers nodig. Ze moeten meer collegiaal gedrag laten zien en oplossingsgerichter gaan denken. Je weet niet hoe je dit voor elkaar moet krijgen. 
• Jullie organisatie is bezig met een overgang voor alle medewerkers van “er kan heel veel bij ons” naar meer bedrijfsmatige aansturing waarin niet alles meer kan en mag. Dit zijn veel veranderingen tegelijk; verandermoeheid is het gevolg. Hoe houd je medewerkers en elkaar nog goed gemotiveerd?  
• Eigen verantwoordelijkheid en eigen regie van/bij medewerkers is niet goed aanwezig. Er wordt veel  “over de schutting” gegooid. Je weet niet hoe je dit kunt doorbreken. 
• Je wilt dat je medewerkers klantgerichter gaan werken. Je hebt een visie en strategie ontwikkeld waarbij de klant centraal staat. Deze is gedeeld met de medewerkers. Je ziet dit alleen nog niet terug in het gedrag van je medewerkers naar klanten. 

Dit zijn zomaar enkele voorbeelden van ‘head scratchers’ die je behoorlijk bezig kunnen houden. 

Oplossing 

Managers kunnen met de Let’s Connect online dialogen achter onderliggende motivaties komen die mensen niet direct in live meetings delen. Teams en afdelingen worden steeds groter en de psychologische en sociale veiligheid is daardoor niet meer altijd vanzelfsprekend: medewerkers voelen zich in zo’n grote groep niet altijd vrij om een risico te nemen, vrijuit kritiek, ongenoegens of frustraties te uiten. De Let’s Connect geeft niet alleen de mogelijkheid om sentimenten op te halen maar biedt ook een tool om op gestructureerde wijze naar oplossingen te zoeken. Het helpt medewerkers zich bewust te worden van blokkades zodat de weg vrij wordt gemaakt voor een andere mindset en nieuw gedrag.  

Casus van een gemeente (in Nederland)

Dit gebeurde ook bij een gemeente in Nederland, waar men een nieuwe werkwijze had geïmplementeerd na het vaststellen van de maatschappelijke agenda. Er was weerstand tegen de nieuwe manier van werken. Ze schonken aandacht aan het onderwerp tijdens een meeting maar de medewerkers gaven enkel positieve feedback over de nieuwe manier van werken. Er veranderde dus niet veel: de nieuwe manier van werken verliep nog steeds niet efficiënt. De gemeente besloot een Let’s Connect online dialoog in te zetten. 

Wat hebben we gedaan?

In een eerste ronde hebben we gevraagd wat ze van de nieuwe manier van werken vonden (vraag 1) en wat hun belangrijkste aanbeveling was om de nieuwe manier van werken te laten slagen. (vraag 2) 

Het antwoord dat boven kwam drijven na ronde 1 op vraag 2 was ‘inzicht in bestaande ketens en netwerken’. Maar er was ook een enkele minderheidsstem. Deze gaf aan dat ze de nieuwe werkwijze in theorie wel snapten maar dat ze niet wisten hoe ze de nieuwe werkwijze moesten uitvoeren. Deze mening werd in de tweede ronde hoog gescoord. 

Knelpunten werden snel inzichtelijk

Het management wist nu wat er achter de weerstand zat. Als oplossing werd gekozen voor de inzet van een training. Nadat iedereen de training had gevolgd was de weerstand verdwenen. 

Vragen die je kunt stellen in een online dialoog

• ‘Uit het medewerkers tevredenheidsonderzoek bleek ABC. Kun je een suggestie doen om vanaf morgen deze negatieve situatie te verbeteren? Graag je toelichting’.

• ‘Zijn wij voldoende proactief naar de klant toe in ons denken, doen en handelen? Licht toe.’
• ‘Welke concrete aanbeveling heb jij om nog dit kwartaal het samen roosteren te verbeteren? Graag je toelichting.’
• ‘Geef 2 verbeterpunten die het management direct in kan voeren in de manier waarop we feedback geven aan medewerkers.’
• ‘Van welke taken voel jij je eigenaar? Licht toe.’ 
• ‘Wat vind je van de nieuwe werkstructuur? (schaal 1-10, zeer slecht tot uitstekend). Licht toe.’   

• ‘Welke concrete aanbeveling heb jij om verwachtingen naar klanten beter te communiceren? Graag je toelichting.’

Resultaat en voordelen 

• Voor co- creatie met je medewerkers is Let’s Connect heel geschikt. Je kunt maandelijks een Let’s Connect- meeting inrichten zodat er continuïteit is en je met elkaar bouwt aan concrete doelen. Omdat men zelf deelgenoot is van het ontwikkelproces voelt men ook eigenaarschap.’
• De dialoog is een uitstekend middel om met elkaar uit te wisselen, te leren van elkaar en samen te reflecteren. Dit is vaak effectiever dan een eenmalige training of cursus, omdat de reflectiemomenten in de online diaoog met regelmaat worden herhaald. Er is dus een leercurve en de inzichten worden langer onthouden. Bovendien, zo stelt Daniel Kahneman, Amerikaans- Israelisch psycholoog, dat ergens een nachtje over slapen een andere manier van denken op gang brengt: weloverwogen en doelgericht in plaats van enkel je eerste reactie te geven.
• Met de online dialoog haal je belangrijke minderheidsstemmen boven waardoor je achter diepere oorzaken van een probleem komt zodat je een passende oplossing vindt. Dat voorkomt symptoombestrijding en maakt effectief.